User menu

Strategia de comunicare a Serviciului de Protecţie şi Pază de Stat

 

STRATEGIA DE COMUNICARE

A SERVICIULUI DE PROTECŢIE SI PAZĂ DE STAT

Capitolul I Consideraţiuni generale

1. Introducere

 

1. Strategia de comunicare a Serviciului de Protecţie şi pază de Stat (în continuare – SPPS) reprezintă un ansamblu de acţiuni orientate spre asigurarea dialogului eficient cu societatea civilă în vederea promovării imaginii instituţiei şi transparenţei decizionale; stabilirea unui cadru conceptual pentru comunicarea instituţională şi a priorităţilor în comunicare; identificarea mecanismelor practice de organizare şi realizare a activităţilor de comunicare.

2. Realizarea în practică a prezentei strategii va contribui la sporirea operativităţii şi eficienţei interacţiunii între instituţie şi societate, cunoaşterea priorităţilor Serviciului, dezvoltarea mecanismului de consultare a opiniei publice, amplificarearelaţiilor de încredere şi parteneriat cu societatea în vederea promovării conformării voluntare pentru respectarea cerinţelor legale întru îndeplinirea obiectivului-cheie a Serviciului – asigurarea securităţii persoanelor beneficiare de protecţie şi pază de stat.

3. Strategia de comunicare a SPPS a fost elaborată în conformitate cu prevederile Constituţiei Republicii Moldova, Legii securităţii statului nr.618-XIII din 31 octombrie 1995, Legii cu privire la Serviciul de Protecţie şi Pază de Stat nr.134-XVI din 13 iunie 2008, Legea cu privire la accesul la informaţie nr.982-XIV din 11.05.2000, Legea privind transparenţa în procesul decizional nr.239-XVI din 13.11.2008, Legea cu privire la protecţia datelor cu caracter personal nr.17-XVI din 15.02.2007, Legea presei nr.243-XIII din 26.10.1994, Legea cu privire la secretul de stat nr. 245-XVI din 27.11.2008, Hotărîrea Guvernului privind paginile oficiale ale autorităţilor administraţiei publice în reţeaua Internet nr. 188 din 03.04.2012.

4. Actualitatea elaborării Strategiei de comunicare a SPPS este determinată de necesitatea stabilirii unor principii şi mecanisme de conlucrare eficientă între instituţie, ca autoritate administrativă centrală specializată în asigurarea securităţii persoanelor beneficiare de protecţie şi pază de stat, societatea civilă şi mass-media.

5. Scopul prezentei Strategii consta în informarea corectă a opiniei publice şi mass-media despre activitatea Serviciului, promovarea imaginii pe plan naţional şi internaţional, precum şi dezvoltarea unor forme şi metodeeficiente de colaborare cu societatea întru realizarea misiunilor atribuite prin lege. 

 

2. Obiectivele procesului de comunicare

6. În procesul realizării scopului prezentei Strategii, Serviciul distinge următoarele obiective:

a) promovarea imaginii Serviciului de Protecţie şi Pază de Stat ca autoritate administrativă centrală din sistemul organelor de drept cu atribuţii în domeniul securităţii statului, specializat în asigurarea protecţiei demnitarilor Republicii Moldova, a demnitarilor străini pe timpul şederii lor în Republica Moldova;

b) stabilirea mecanismului pentru comunicare intra şi extra instituţională;

c) instituirea unui dialog eficient prin intermediul căruia comunitatea civilă va obţine accesul la informaţia de interes public, va cunoaşte atribuţiile şi competenţele Serviciului, drepturile sale în raport cu SPPS, iar Serviciul, la rîndul său, va putea cunoaşte mai bine opinia publicului larg în diverse probleme;

d) informarea oportună a comunităţii civile despre activităţile întreprinse de către Serviciu în vederea securizării  vizitelor oficiale ale demnitarilor străini;

e) creşterea gradului de conştientizare a opiniei publicereferitor la importanţa asigurării securităţii demnitarilor de stat;

f) stabilirea dialogului durabil dintre societatea civilă şi autorităţile publice implicate în asigurarea securităţii măsurilor de protecţie. 

g) identificarea căilor şi instrumentelor necesare pentru informarea promptă şi amplă a tuturor angajaţilor Serviciului despre iniţiativele lansate, acţiunile planificate şi derulate;

7. Viziunea comunicării SPPS va oferi transparenţă în activitate, astfel încît partenerii sociali şi instituţionali să cunoască activitatea Serviciului.

8. Misiunea comunicării SPPS este de a fortifica capacităţile Serviciului pentru elaborarea şi furnizarea informaţiei coerente şi persuasive despre activitatea instituţiei, asigurînd totodată transparenţa în procesul decizional.

Pentru implementarea cu succes a viziunii şi misiunii comunicării va fi creată şi dezvoltată continuu infrastructura de comunicare adecvată care va include trei aspecte complementare:

a) crearea mecanismului eficient pentru asigurarea dialogului intern şi extern în cadrul SPPS;

b) elaborarea unui mesaj-cheie consolidat, în baza prezentei strategii, care va fi utilizat constant şi consecvent în comunicare pe parcursul anului de referinţă;

c) îmbunătăţirea condiţiilor de asigurare a accesului la informaţia difuzată în conformitate cu legislaţia în vigoare.

 

3. Principiile de comunicare ale Serviciului de Protecţie şi Pază de Stat

9. Dialogul cu societatea civilă va constitui vectorul de bază al comunicării SPPS, orientat spre o informare oportună, clară, a publicului larg despre activitatea Serviciului, care se va efectua în limitele legii, într-o formă corectă, cu respectarea normelor morale. În cadrul comunicării vor fi respectate următoarele principii:

a) legalităţii – comunicarea efectuată cu respectarea prevederilor Constituţiei Republicii Moldova, Legii securităţii statului nr.618-XIII din 31 octombrie 1995, Legii cu privire la Serviciul de Protecţie şi Pază de Stat nr.134-XVI din 13 iunie 2008, Legea cu privire la accesul la informaţie nr.982-XIV din 11.05.2000, Legea privind transparenţa în procesul decizional nr.239-XVI din 13.11.2008, Legea cu privire la protecţia datelor cu caracter personal nr.17-XVI din 15.02.2007, Legea presei nr.243-XIII din 26.10.1994, Legea cu privire la secretul de stat nr. 245-XVI din 27.11.2008, Hotărîrea Guvernului privind paginile oficiale ale autorităţilor administraţiei publice în reţeaua Internet nr. 188 din 03.04.2012.

b) transparenţei - comunicarea va avea un caracter autentic, va fi efectuată în timp util şi va furniza informaţiile necesare de interes public, fără prejudicierea intereselor şi imaginii SPPS;

c) durabilităţii - comunicarea prezentată sub orice formă verbală, scrisă sau electronică va fi distinctă, precisă, pe înţelesul tuturor şi vizibilă, actualizată permanent pentru a nu induce publicul în eroare. Va fi evitată pe cît este posibil simpla emitere de informaţii care nu conţine mesaje sau care nu poartă un caracter informativ pronunţat.

d) accesibilităţii  - informaţiile comunicate vor fi accesibile publicului, în limba de stat, precum şi după posibilitate într-o altă limbă de circulaţie internaţională (engleză).

e) oportunităţii şi conţinut – comunicarea va fi relevanta şi de actualitate pentru publicul - ţintă, transmisă prin intermediul surselor pe care aceştia le folosesc, şi cu o credibilitate mai sporită, într-o exprimare pe înţelesul lor;

f) responsabilităţii - responsabilitatea pentru asigurarea realizării procesului de comunicare este atribuită Biroului relaţii internaţionale şi cu publicul, Secţia organizare şi control. Fiecare subdiviziune din cadrul SPPS este responsabilă de managementul propriei reputaţii - parte a reputaţiei instituţiei;

10. Mesajul Strategiei - promovarea unei politici de asigurare a securităţii persoanelor protejate de stat funcţionale, în conformitate cu standardele internaţionale. Asigurarea schimbului eficient de informaţii dintre autorităţile publice şi structurile similare ale altor state în raport cu SPPS întru asigurarea securităţii persoanelor beneficiare de protecţie şi pază de stat naţionale, demnitarilor străini aflaţi în vizită în Republica Moldova.

 

4. Auditoriile ţintă

11. Strategia comunicării SPPS se axează pe asigurarea capacităţii de a atinge auditorii – ţintă cît mai precis definite. Auditoriul ţintă vizat este clasificat în două categorii distincte: intern şi extern. Fiecare categorie necesită cerinţe diferite de informare, o abordare specifică şi resurse diferenţiate.

a) Auditoriul comunicării interne îl constituie angajaţii Serviciului. Comunicarea internă este procesul prin intermediul căruia angajaţii fac schimb de informaţii, îşi coordonează activităţile în vederea îndeplinirii scopurilor şi este importantă în luarea deciziilor şi schimbărilor de management. Comunicarea internă se realizează prin reţeaua proprie securizată Intranet.

Scopul comunicării interne este cunoaşterea de către angajaţi a orientărilor strategice şi priorităţilor SPPS, crearea consensului pentru realizarea obiectivelor Seviciului. 

b) Auditoriul comunicării externe îl constituie autorităţile publice centrale şi locale, mediul academic, organizaţiile neguvernamentale, publicul larg, formatori de opinie, mass-media, parteneri internaţionali (structurile internaţionale din domeniul securităţii statului). Comunicarea externă reprezintă o comunicare extraorganizaţională prin care instituţia urmăreşte să-şi întărească imaginea şi să concentreze în jurul său un climat de încredere din partea publicului larg.  

Scopul comunicării externe este de a aduce la cunoştinţa societăţii mesasjul despre activitatea Serviciului, pentru a asigura conştientizarea de către auditoriile-ţintă a modului de funcţionare şi atribuţiilor instituţiei, deciziilor adoptate, precum şi acordarea posibilităţilor de discutare a problemelor existente, de consultare a opiniei publice în privinţa acţiunilor întreprinse şi rezultatelor obţinute.

 

Capitolul II. Mecanisme de comunicare

1. Mesajul comunicării

12. În scopul realizării unui schimb eficient de opinii, Serviciul va aplica un sistem de comunicare distinct, orientat spre promovarea imaginii SPPS, care va avea un caracter permanent şi coordonat. Mesajele vor fi succinte şi relevante, prezentate din perspectiva receptorului, fiind actualizate regulat şi utilizate constant şi consecvent în comunicare. Limbajul mesajului va fi formulat cu utilizarea termenilor adecvaţi, compatibili cu cei utilizaţi în legislaţie şi de o largă circulaţie ce exclud confuzia.

13. Înainte de a fi emise şi publicate, mesajele vor fi aprobate de persoana responsabilă, după caz, de către conducerea Serviciului. În procesul comunicării vor fi asigurate posibilităţile pentru diferite auditorii de a remite feedback, inclusiv reacţiile şi opiniile, de a adresa întrebări şi a expune recomandări, care urmează a fi examinate şi luate în considerare la luarea deciziilor.

 

2. Instrumentele comunicării

14. Pentru realizarea obiectivelor prezentei Strategii, procesul de comunicare va fi organizat utilizînd următoarele instrumente:

Comunicare verbală:

a) desfăşurarea întrunirilor cu auditoriile şi reprezentanţii mass-media;

b) desfăşurarea meselor rotunde, seminarelor de lucru, conferinţelor şi altor întruniri cu experţii, părţile interesate, instituţiile guvernamentale şi non-guvernamentale, reprezentanţii mass-media;

c) organizarea conferinţelor de presă, briefing-urilor, declaraţiilor, a interviurilor la radio sau TV, prin care se încurajează dialogul cu publicul larg.

Comunicarea scrisă şi electronică:

a) plasarea comunicatelor de presă pe pagina oficială a Serviciului www.spps.md ;

b) expedierea reportajelor sau altor relatări asupra unor probleme pentru posturi de televiziune şi radio;

c) publicarea anunţurilor, rapoartelor, deciziilor, ediţiilor specializate pe pagina oficială web;

d) utilizarea paginii oficiale în scopul comunicării eficiente pe plan extern şi intern cu condiţia actualizării continue a calendarului evenimentelor, buletinelor electronice;

e) mesajul şi informaţia despre activitatea SPPS va fi expediată în format electronic portalurilor şi instituţiilor media interesate, revistelor de specialitate;

f) diseminarea informaţiei relevante prin intermediul notelor informative, buletinelor, evenimentelor organizate şi la care participă perspoanele interesate.

Alte instrumente:

a) întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie se efectuează în conformitate cu cerinţele stabilite de legislaţie şi regulile de întocmire a documentelor;

b) prezentările grafice ale Serviciului utilizate în cadrul evenimentelor oficiale create în formatul Power Point.

 

3. Monitorizarea şi evaluarea activităţii de comunicare

15. Funcţionarea sistemului de comunicare a SPPS va fi asigurat de către şefii subdiviziunilor Serviciului care vor fi responsabili pentru respectarea obiectivelor Strategiei în comunicarea internă şi externă a instituţiei.

16. Biroul relaţii internaţionale şi cu publicul al Secţiei organizare şi control va monitoriza activitatea de comunicare cu evaluarea în prealabil şi post-factum a imaginii Serviciului în baza barometrelor de opinie publică, mass-media şi adresărilor cetăţenilor pe pagina web.

17. Rezultatele obţinute din evaluarea în prealabil şi post-factum a activităţii de comunicare va influenţa Planul măsurilor organizatorice de bază al Serviciului, a Secţiei organizare şi control, prin determinarea activităţilor ce urmează a fi realizate în viitor.

18. Implementarea Strategiei va contribui la adaptarea sistemului de comunicare a Serviciului la exigenţele standardelor internaţionale, la promovarea unui dialog efectiv cu comunitatea civilă şi mass-media prin care instituţia urmăreşte să-şi întărească imaginea atît pe plan naţional cît şi internaţional.